Người ràng buộc được doanh nghiệp Việt Nam là người đại diện theo pháp luật ghi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hoặc người được người đó uỷ quyền bằng văn bản. Trước khi ký bất cứ hợp đồng quan trọng nào, hãy đối chiếu tên ở phần chữ ký với người đại diện hiện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; không khớp thì xin giấy uỷ quyền và đọc phạm vi. Con dấu đỏ trên trang giấy là thông lệ và tạo cảm giác yên tâm, nhưng không thay được hai bước kiểm này.
Đối tác nước ngoài hay nghĩ một chức danh giám đốc, một tấm danh thiếp "tổng giám đốc" hay một lá thư có đóng dấu là đủ. Phần lớn trường hợp thì đủ, vì phần lớn người ta làm ăn tử tế; những trường hợp không đủ lại chính là trường hợp mất tiền. Bài này nói cách kiểm thẩm quyền ký, cách doanh nghiệp FDI thường bố trí vai trò người đại diện, và hệ quả thuế gắn với cá nhân người đại diện — điều cần biết nếu chính mình được đề nghị nhận vai trò đó.
Người đại diện theo pháp luật là ai trong luật doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ trong giao dịch, đại diện trước toà án và cơ quan nhà nước, ký nhân danh doanh nghiệp. Vai trò này được đăng ký: tên người đó nằm trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và trong dữ liệu công khai tra được bằng mã số thuế.
Ba điểm hay làm người quen hệ thống nước khác bất ngờ:
- Một công ty có thể có nhiều người đại diện. Điều lệ quy định số lượng, chức danh và cách chia quyền. Hai người có thể cùng toàn quyền, hoặc một người chỉ được một số việc.
- Chức danh không cố định. Người đại diện có thể là chủ tịch, tổng giám đốc, giám đốc hay người quản lý khác, tuỳ loại hình và điều lệ. Chữ "tổng giám đốc" trên danh thiếp tự nó không làm ai thành người đại diện.
- Nơi cư trú có ý nghĩa. Luật Doanh nghiệp buộc doanh nghiệp luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, và có quy định về uỷ quyền cho người khác khi người đại diện duy nhất đó xuất cảnh. Vì vậy nhiều doanh nghiệp FDI có tổng giám đốc người nước ngoài bổ nhiệm thêm một người đại diện thường trú.
Kiểm người ký trước khi ký
- Tra doanh nghiệp bằng mã số thuế trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, ghi lại người đại diện và ngày tra.
- So với phần chữ ký. Người ký là người đại diện thì gần như xong; lưu kết quả tra cùng hợp đồng.
- Không phải thì xin giấy uỷ quyền. Giấy phải do người đại diện ký, ghi rõ người được uỷ quyền, phạm vi (loại hợp đồng, hạn mức giá trị, thời hạn) và có ngày trước ngày ký hợp đồng.
- Đối chiếu phạm vi với giao dịch. Uỷ quyền ký hợp đồng bán hàng tới một hạn mức không bao gồm bảo lãnh, vay vốn hay thuê bất động sản.
- Với hợp đồng lớn hoặc bất thường, xin trích điều lệ hoặc nghị quyết, quyết định phê duyệt giao dịch khi quy chế của chính doanh nghiệp đó đòi hỏi.
Chiều ngược lại cũng vậy. Đối tác Việt Nam sẽ tra công ty con của tập đoàn, và hợp đồng do một giám đốc khu vực không đăng ký là người đại diện ký, lại không có giấy uỷ quyền theo luật Việt Nam, là lý do hay gặp khiến thanh toán bị treo và hoá đơn bị tranh cãi.
Con dấu chứng minh được gì, không chứng minh được gì
Thói quen kinh doanh ở Việt Nam vẫn rất coi trọng con dấu tròn màu đỏ. Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp tự quyết định hình thức, số lượng và cách dùng con dấu, và con dấu không còn được công bố qua cơ quan đăng ký như trước. Hệ quả thực tế:
- Con dấu cho thấy người đóng dấu tiếp cận được con dấu. Nó không cho thấy người ký có thẩm quyền.
- Một số hợp đồng, một số quy chế nội bộ của đối tác vẫn đòi đóng dấu. Có yêu cầu thì làm theo; đừng coi nó thay cho việc kiểm người ký.
- Tờ khai thuế và hoá đơn điện tử ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp, không bằng con dấu. Ai giữ thiết bị hay tài khoản chữ ký số thì nộp được tờ khai và xuất được hoá đơn nhân danh doanh nghiệp — nên việc giữ chữ ký số là chốt kiểm soát quan trọng hơn con dấu.
Với doanh nghiệp FDI, một quy định bằng văn bản về người giữ con dấu và chữ ký số, kèm sổ theo dõi sử dụng, ngăn được nhiều tranh chấp nội bộ mà sau này thành rắc rối thuế.
Thay đổi người đại diện và vì sao cần để ý
Doanh nghiệp đổi người đại diện bằng cách đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh; hồ sơ công khai sau đó hiện tên người mới. Với đối tác, thay đổi gần đây tự nó không đáng lo — người ta vẫn chuyển việc — nhưng là lý do kiểm lại người đã ký các hợp đồng đang chạy còn thẩm quyền không, và làm mới giấy uỷ quyền do người đại diện cũ ký.
Nhiều thay đổi cùng lúc thì khác. Doanh nghiệp đổi người đại diện, chủ sở hữu, địa chỉ và tên trong một thời gian ngắn, nhất là ngay trước khi nhận tạm ứng lớn hay xuất một loạt hoá đơn, đang cho thấy một khuôn mẫu cần hiểu rõ trước khi chuyển tiền. Không thay đổi nào trái luật. Gộp lại, chúng là lý do để chậm lại.
Với tập đoàn nước ngoài, phiên bản nội bộ của vấn đề này là chuyên gia sắp về nước. Khi tổng giám đốc kiêm người đại diện rời Việt Nam, phải đăng ký thay đổi ngay, rà các giấy uỷ quyền người đó đã ký, cập nhật quyền ngân hàng và chữ ký số ngay trong tuần. Để vài tháng là cách doanh nghiệp rơi vào cảnh không ai ký được hợp đồng hay nộp được tờ khai.
Tờ khai, hoá đơn, thanh toán: thực tế ai ký
Việc thuế hằng ngày hiếm khi do chính người đại diện ký tay, và cũng không cần. Điều quan trọng là từng kênh đều có người chịu trách nhiệm và truy vết được:
| Chứng từ | Ký bằng | Chốt kiểm soát nên có |
|---|---|---|
| Tờ khai thuế, thay đổi đăng ký thuế | Chữ ký số của doanh nghiệp qua tài khoản thuế điện tử | Người giữ được chỉ định, sổ theo dõi truy cập, đổi ngay khi nhân sự nghỉ |
| Hoá đơn điện tử | Chữ ký số của doanh nghiệp qua dịch vụ hoá đơn | Tách người lập và người ký; rà hoá đơn huỷ, thay thế |
| Hồ sơ do đại lý thuế nộp | Đại lý thuế, theo hợp đồng với doanh nghiệp | Phạm vi ghi bằng văn bản; doanh nghiệp vẫn chịu kết quả |
| Lệnh thanh toán ngân hàng | Người ký được đăng ký với ngân hàng | Danh sách người ký khớp với nhân sự hiện tại |
Kế toán trưởng có vai trò riêng theo Luật Kế toán và thường ký báo cáo tài chính cùng người đại diện, nhưng không phải người đại diện nếu không được đăng ký là người đại diện. Khi tổng giám đốc người nước ngoài ký báo cáo tài chính lập bằng tiếng Việt, một trang tóm tắt song ngữ nói rõ đang ký cái gì là việc nhỏ mà tránh được tranh cãi sau này về chuyện ai biết điều gì.
Phần thuế của vai trò người đại diện
Trong điều kiện bình thường, người đại diện không phải trả thuế thay doanh nghiệp. Nhưng pháp luật quản lý thuế có gắn hệ quả với cá nhân trong một số trường hợp. Theo Luật Quản lý thuế (Luật 38/2019/QH14), người đại diện của doanh nghiệp có nợ thuế quá hạn đang bị cưỡng chế có thể bị tạm hoãn xuất cảnh. Điều kiện và ngưỡng áp dụng đã được sửa trong mấy năm gần đây và nằm ở văn bản hướng dẫn hiện hành; hãy tra, hoặc nhờ đơn vị tư vấn tra, đừng dựa vào các bản tóm tắt cũ.
Với chuyên gia nước ngoài được đề nghị làm người đại diện cho công ty con ở Việt Nam, điều đó thành ba đề nghị thực tế với tập đoàn:
- Được xem tài khoản thuế của công ty, để khoản quá hạn được biết và xử lý trước khi tới bước cưỡng chế.
- Bàn giao rõ ràng khi thôi vai trò — thay đổi được đăng ký, không chỉ là một thông báo nội bộ.
- Khi đóng công ty, đóng cho trọn thủ tục thuế, không để pháp nhân nằm im với mã số thuế còn mở và tên mình vẫn trên hồ sơ.
Trang DaiDienPhapLuat.com trong cùng hệ viết kỹ hơn về người nước ngoài làm người đại diện.
Tra ở đâu và lưu gì trong hồ sơ
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp — người đại diện, ngành nghề, lịch sử đăng ký ở phần công khai.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế — trạng thái mã số thuế và cơ quan thuế quản lý.
- Chính đối tác — giấy uỷ quyền, và khi cần, trích điều lệ hoặc văn bản phê duyệt theo quy chế của họ.
- Tài khoản thuế điện tử của công ty mình — nếu mình là người đại diện, công ty có khoản nào quá hạn không.
Lưu bản in hoặc ảnh chụp kết quả tra có ngày, giấy uỷ quyền và hợp đồng đã ký ở cùng một chỗ. Giấy tờ tuỳ thân của cá nhân chỉ xử lý trong phạm vi cần thiết, có sự đồng ý và theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân; một ảnh căn cước chuyển qua nhóm chat không phải là quy trình xác minh.
Câu hỏi thường gặp
Tổng giám đốc có luôn là người đại diện theo pháp luật không?
Không. Điều lệ quyết định ai là người đại diện; có thể là tổng giám đốc, chủ tịch hay người quản lý khác. Xem hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đừng xem danh thiếp.
Hợp đồng do người không phải người đại diện ký có hiệu lực không?
Có, nếu người đó ký theo giấy uỷ quyền hợp lệ của người đại diện và trong phạm vi uỷ quyền. Xin giấy uỷ quyền trước khi ký và lưu bản sao cùng hợp đồng.
Có đóng dấu thì hợp đồng mới ràng buộc?
Đóng dấu là thông lệ và đôi khi là yêu cầu trong quy chế các bên, nhưng thẩm quyền đến từ người ký. Hợp đồng có dấu mà người ký không có thẩm quyền vẫn là rắc rối.
Người đại diện duy nhất của công ty là người nước ngoài hay đi công tác, có sao không?
Có thể có. Luật Doanh nghiệp yêu cầu ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam và có quy định uỷ quyền khi người đó xuất cảnh. Nhiều doanh nghiệp FDI bổ nhiệm thêm một người đại diện thường trú.
Người đại diện có thể bị tạm hoãn xuất cảnh vì công ty nợ thuế không?
Trong một số trường hợp cưỡng chế, Luật Quản lý thuế cho phép tạm hoãn xuất cảnh với người đại diện. Điều kiện nằm ở văn bản hướng dẫn hiện hành, nên theo dõi tài khoản thuế đều đặn và xử lý nợ quá hạn sớm.
Người đại diện nghỉ việc thì bao lâu nên đăng ký người mới?
Càng sớm càng tốt ngay khi có quyết định. Chừng nào chưa đăng ký, hồ sơ công khai vẫn hiện người đã đi, và đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế vẫn làm việc theo tên trên hồ sơ.
