Khung quy định về hoá đơn ở Việt Nam bao trùm nhiều thứ hơn hoá đơn gửi cho khách. Cùng bộ quy định đó điều chỉnh chứng từ điện tử như chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), phiếu đi kèm hàng chuyển giữa các địa điểm của chính công ty, và hoá đơn cho hàng rời công ty mà không bán — hàng mẫu, hàng khuyến mại, quà tặng. Doanh nghiệp FDI mà dự án hoá đơn điện tử chỉ lo hoá đơn bán hàng thì thường đang bỏ ngỏ cả ba mảng này.
Không mảng nào phức tạp khi đã nhận diện. Vấn đề là mỗi mảng thuộc một bộ phận khác — nhân sự tiền lương, kho vận, tiếp thị — và không bộ phận nào nghĩ mình đang lập chứng từ thuế. Bài này đi lần lượt ba mảng và nói cần thiết lập gì.
Một khung quy định, nhiều loại chứng từ
Quy định nằm ở Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Từ 1/7/2026 có thêm Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử. Bài này không tóm tắt văn bản 2026; riêng tên gọi đã cho thấy chứng từ điện tử được xử lý song song với hoá đơn, và mọi quy trình nêu ở đây nên được rà lại theo chúng.
| Chứng từ | Bộ phận thường giữ | Hay sai ở đâu |
|---|---|---|
| Chứng từ khấu trừ thuế TNCN | Nhân sự, tiền lương | Cấp muộn, cấp bản giấy, hoặc không cấp khi chuyên gia nước ngoài nghỉ việc |
| Phiếu đi kèm hàng chuyển giữa các địa điểm của công ty | Kho vận | Xe chạy chỉ với phiếu đóng gói; số kho và số thuế lệch dần |
| Hoá đơn cho hàng cho tặng, dùng nội bộ | Tiếp thị, vận hành | Hàng mẫu, quà tặng ra khỏi kho mà không có hoá đơn |
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động và cộng tác viên
Tổ chức khấu trừ thuế TNCN khi trả thu nhập cho cá nhân thì cấp chứng từ khấu trừ, ghi thu nhập đã trả và số thuế đã khấu trừ. Theo khung hiện hành, chứng từ này có thể lập dạng điện tử, qua loại dịch vụ tương tự hoá đơn điện tử, và ký bằng chữ ký số của công ty.
Chứng từ này quan trọng nhất trong ba trường hợp:
- Lao động thời vụ, hợp đồng ngắn. Công ty trả thu nhập cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng thì khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng mỗi lần, trừ khi cá nhân đã làm cam kết hợp lệ theo mẫu tại thông tư hiện hành. Cá nhân cần chứng từ để quyết toán hoặc đề nghị hoàn thuế.
- Người lao động tự quyết toán. Người đổi chỗ làm trong năm, hoặc có thu nhập khác, cần chứng từ của từng nơi trả thu nhập để tự quyết toán.
- Chuyên gia nước ngoài về nước. Người được cử sang Việt Nam khi về thường cần bằng chứng đã nộp thuế ở Việt Nam để được trừ thuế ở nước mình. Chứng từ khấu trừ cùng hồ sơ quyết toán chính là bằng chứng đó. Lập sau khi người đó đã đi, từ bảng lương đã khoá sổ, khó hơn nhiều so với lập trước ngày về.
Giao quy trình cấp chứng từ cho bộ phận tiền lương, không phải bộ phận thuế, và đưa vào bảng kiểm nghỉ việc của mọi chuyên gia nước ngoài. Từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân, nên kiểm hồ sơ lương của nhân viên Việt Nam đã ghi đúng số định danh chưa.
Chuyển hàng giữa các địa điểm của chính công ty
Nhiều doanh nghiệp FDI có hơn một địa điểm: nhà máy và kho riêng, trụ sở và chi nhánh ở tỉnh khác, khu chế xuất và khu nội địa. Hàng chuyển giữa các nơi này không phải bán, nhưng vẫn đi trên đường công cộng và vẫn chuyển từ sổ này sang sổ khác.
Quy định về hoá đơn có loại chứng từ đi kèm những chuyến hàng như vậy — trong thực tế là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, được sử dụng và quản lý như hoá đơn. Những điểm cần chốt với đơn vị tư vấn:
- Chuyến nào dùng phiếu nội bộ, chuyến nào phải xuất hoá đơn. Chuyển hàng cho chi nhánh để bán có thể xử lý khác chuyển nguyên liệu để tiếp tục sản xuất. Câu trả lời tuỳ chi nhánh đăng ký thế nào và kê khai thuế ra sao.
- Lập phiếu thế nào. Nếu lập điện tử thì áp dụng cùng việc đăng ký, chữ ký số và đơn vị cung cấp như hoá đơn bán hàng.
- Sổ kho đi theo ra sao. Số lượng trên phiếu phải khớp phiếu xuất ở nơi gửi và phiếu nhập ở nơi nhận, ngày tháng hợp lý.
Doanh nghiệp chế xuất hoặc có kho ngoại quan còn thêm một lớp: hàng đi giữa khu phi thuế quan và thị trường nội địa chịu cả thủ tục hải quan, và cách tính thuế với hàng qua ranh giới đó khác với chuyển kho nội địa thông thường. Hãy coi những chuyến như vậy trước hết là chuyện hải quan, sau mới là chuyện hoá đơn, và đừng để bộ phận kho dùng chung một loại phiếu nội bộ cho cả hai chỉ vì xe chở trông giống nhau. Chi tiết về loại hình này có trong các bài gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất trên ThueQuan.com.
Một loại chứng từ liên quan dùng cho hàng gửi đại lý bán hộ. Nếu mô hình phân phối là ký gửi hoặc đại lý thay vì bán đứt, hãy xác nhận dùng chứng từ nào trước chuyến giao đầu tiên.
Chi nhánh có mã số thuế riêng
Chi nhánh hạch toán phụ thuộc ở tỉnh khác thường có mã số thuế riêng và có thể phải kê khai một số loại thuế tại địa phương. Điều đó làm thay đổi ai lập chứng từ gì:
- Doanh thu do chi nhánh bán thường lập hoá đơn bằng tên và mã số thuế của chi nhánh, qua đăng ký riêng, nếu chi nhánh được thiết lập để làm việc đó.
- Hàng hoá, dịch vụ trụ sở cung cấp cho chi nhánh, hoặc ngược lại, cần một cách xử lý có văn bản — phiếu nội bộ, hoá đơn hay phân bổ — thống nhất từ trước và áp dụng nhất quán.
- Cơ quan thuế quản lý chi nhánh có thể là một Thuế cơ sở khác với trụ sở, và chỉ nhìn thấy dữ liệu của chi nhánh.
Lỗi hay gặp nhất là ERP của tập đoàn coi chi nhánh như một trung tâm chi phí của trụ sở. Làm vậy ổn cho báo cáo quản trị nhưng hỏng về thuế, vì cơ quan thuế coi chi nhánh có mã số thuế riêng là một đơn vị kê khai riêng. Trên ERP nên dựng chi nhánh thành mã công ty riêng, hoặc ít nhất là một đơn vị báo cáo thuế riêng.
Hàng mẫu, hàng khuyến mại và hàng dùng nội bộ
Hàng rời công ty mà không bán thì vẫn là hàng rời công ty. Quy định về hoá đơn nhìn chung yêu cầu lập hoá đơn khi hàng dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, hoặc tiêu dùng nội bộ không phải để tiếp tục sản xuất. Hoá đơn ghi hàng và giá trị theo cách quy định; thuế GTGT áp dụng ra sao tuỳ mục đích sử dụng và có thuộc chương trình khuyến mại đã đăng ký, thông báo hay không.
Với doanh nghiệp FDI hàng tiêu dùng, nghĩa là lịch tiếp thị cũng là lịch lập hoá đơn. Ra mắt sản phẩm với hàng nghìn mẫu thử, quà cuối năm cho nhà phân phối, phụ cấp cho nhân viên bằng sản phẩm — mỗi việc cần quyết định về chứng từ trước khi hàng ra khỏi kho. Ghi lại mục đích và người nhận kèm hoá đơn. Đoàn kiểm tra thấy một khoản giảm hàng tồn kho lớn ghi "tiếp thị" sẽ hỏi hàng đã đi đâu, và câu "đã tặng hết" cần có giấy tờ đứng sau.
Đừng coi đây là cách dời giá trị. Hàng ghi là hàng mẫu mà thực chất đã bán, hay quà tặng mà thực chất là hoa hồng cho nhân viên của khách, là vấn đề không chứng từ nào sửa được.
Gom lại, và tự kiểm tra ở đâu
Hỏi ba người phụ trách ba câu:
- Tiền lương: Có cấp được chứng từ khấu trừ điện tử cho bất kỳ ai đã nhận thu nhập trong năm, kể cả người đã nghỉ, trong vòng một tuần kể từ khi được đề nghị không?
- Kho vận: Với từng loại chuyến hàng giữa các địa điểm, chứng từ nào đi kèm và ai lập?
- Tiếp thị: Với từng chương trình cho tặng hàng trong năm, ai đã xác nhận cách lập hoá đơn?
Tự kiểm tra qua cổng hoá đơn điện tử của cơ quan thuế (hoá đơn, phiếu nội bộ của từng đơn vị đã đăng ký), trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái và cơ quan thuế quản lý của từng chi nhánh) và tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp (tờ khai, số đã nộp theo từng đơn vị). Tất cả đều là chứng từ kế toán; lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Muốn tìm hiểu thêm về khấu trừ thuế tại nguồn, xem các bài khấu trừ thuế TNCN tại nguồn trên KhauTru.com.
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có lập điện tử được không?
Được. Khung quy định về hoá đơn, chứng từ có chứng từ khấu trừ điện tử, ký bằng chữ ký số của công ty. Nên đề nghị đơn vị cung cấp xác nhận cách thiết lập đã theo quy định năm 2026 về chứng từ điện tử.
Chuyên gia nước ngoài đã về nước rồi thì còn cấp chứng từ được không?
Thường vẫn được, nhưng khó hơn khi bảng lương đã khoá và người đó ở nước ngoài. Nên đưa chứng từ khấu trừ vào bảng kiểm nghỉ việc của mọi chuyên gia để cấp trước ngày về.
Chuyển thành phẩm từ nhà máy sang kho riêng ở tỉnh bên cạnh có phải xuất hoá đơn không?
Những chuyến như vậy thường đi kèm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, quản lý như hoá đơn, nhưng chứng từ đúng tuỳ mục đích chuyển và nơi nhận đăng ký thế nào. Nên chốt với đơn vị tư vấn trước khi xe bắt đầu chạy.
Hàng mẫu phát miễn phí có phải lập hoá đơn không?
Quy định nhìn chung yêu cầu lập hoá đơn cho hàng dùng làm mẫu, khuyến mại, quà tặng. Thuế GTGT áp dụng thế nào tuỳ từng chương trình; quyết định chứng từ trước khi hàng rời kho.
Chi nhánh ở tỉnh khác có mã số thuế riêng, trụ sở có lập hoá đơn thay được không?
Chi nhánh được thiết lập để lập hoá đơn bằng tên mình thì tự lập qua đăng ký riêng. Trên ERP nên dựng chi nhánh thành đơn vị báo cáo thuế riêng.
Bộ phận nào nên giữ việc cấp chứng từ khấu trừ?
Bộ phận tiền lương, vì họ giữ dữ liệu và khoá sổ các kỳ lương. Bộ phận thuế nên rà soát quy trình chứ không trực tiếp làm.
