Chuyên gia nước ngoài làm việc ở Việt Nam trước hết chịu quy định thuế thu nhập cá nhân của Việt Nam, nơi quyết định người đó là cá nhân cư trú — nộp thuế trên thu nhập toàn cầu, được giảm trừ gia cảnh — hay không cư trú, chỉ nộp trên thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Sau đó hiệp định thuế quyết định Việt Nam có được đánh thuế tiền lương hay không. Theo điều khoản thu nhập từ lao động phụ thuộc trong các hiệp định của Việt Nam, người biệt phái ngắn hạn ở không quá giới hạn số ngày của hiệp định, được trả bởi chủ lao động không phải đối tượng cư trú Việt Nam, và tiền lương không do cơ sở thường trú tại Việt Nam chịu, thì có thể chỉ chịu thuế ở nước mình.
Cả ba điều kiện đều quan trọng, và hồ sơ thường trượt ở điều kiện thứ hai, thứ ba: tập đoàn hay thu lại tiền lương của chuyên gia từ công ty con tại Việt Nam, tức công ty Việt Nam là bên chịu chi phí. Bài này giải thích lớp trong nước, lớp hiệp định, quy tắc xác định cư trú khi một người cư trú ở cả hai nước, và giấy tờ phòng nhân sự, tiền lương nên giữ.
Lớp trong nước: cư trú hay không cư trú
Việt Nam xác định cá nhân cư trú theo phép thử có mặt — đếm số ngày trong một khoảng thời gian xác định — và phép thử nơi ở thường xuyên dựa trên nơi đăng ký cư trú hoặc nhà thuê ở Việt Nam. Hệ thống văn bản thuế TNCN đã được làm mới: Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNCN và Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định chi tiết, cùng hiệu lực từ 1/7/2026. Tra cách đếm ngày và định nghĩa nơi ở thường xuyên trong các văn bản này, đừng dựa vào bản tóm tắt cũ.
| Cá nhân cư trú | Cá nhân không cư trú | |
|---|---|---|
| Thu nhập chịu thuế tại Việt Nam | Thu nhập toàn cầu | Chỉ thu nhập phát sinh tại Việt Nam |
| Tiền lương, tiền công | Biểu thuế luỹ tiến sau giảm trừ | Thuế suất toàn phần trên thu nhập từ tiền lương phát sinh tại Việt Nam |
| Giảm trừ gia cảnh | Có — từ kỳ tính thuế 2026, bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc đã đăng ký 6,2 triệu đồng/tháng | Không |
| Quyết toán năm | Thường phải quyết toán, theo quy định về trường hợp phải quyết toán | Tuỳ cách đã khấu trừ |
Mức giảm trừ gia cảnh theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Biểu luỹ tiến và thuế suất với cá nhân không cư trú lấy theo luật và hướng dẫn thuế TNCN hiện hành.
Lớp hiệp định: điều khoản lao động phụ thuộc
Phần lớn hiệp định của Việt Nam theo mẫu quốc tế về thu nhập từ lao động. Tiền lương cho công việc làm tại Việt Nam có thể bị đánh thuế ở Việt Nam, trừ khi đáp ứng đủ các điều kiện dưới đây, khi đó chỉ chịu thuế ở nước cư trú:
- Người lao động có mặt tại Việt Nam không quá giới hạn số ngày của hiệp định, tính trong khoảng thời gian hiệp định quy định — năm dương lịch, năm tài chính hoặc bất kỳ mười hai tháng nào, tuỳ văn bản.
- Tiền công được trả bởi, hoặc thay mặt, chủ lao động không phải đối tượng cư trú của Việt Nam.
- Tiền công không do cơ sở thường trú hay cơ sở cố định của chủ lao động tại Việt Nam chịu.
Điều khoản chỉ bảo vệ đối tượng cư trú của nước kia. Chuyên gia đã thành đối tượng cư trú của Việt Nam theo quy tắc xác định cư trú của hiệp định thì không dựa vào điều khoản này ở Việt Nam được. Một số hiệp định còn có quy định riêng cho thành viên ban giám đốc, giáo viên, nhà nghiên cứu, sinh viên hay người làm việc cho chính phủ; đọc văn bản của nước liên quan.
Vì sao thu lại tiền lương làm đổi kết quả
Tập đoàn thường giữ chuyên gia trong bảng lương ở nước nhà vì bảo hiểm xã hội và lương hưu, rồi thu lại chi phí từ công ty con tại Việt Nam để công ty này chịu chi phí của người làm việc cho mình. Hợp lý về giao dịch liên kết, nhưng với hiệp định, điều đó thường có nghĩa tiền lương về thực chất do chủ lao động là đối tượng cư trú Việt Nam chịu, hoặc công ty Việt Nam là người sử dụng lao động thực chất. Điều kiện thứ hai trượt, và Việt Nam có thể đánh thuế tiền lương từ ngày đầu, bất kể số ngày.
Cơ quan thuế nhìn vào thực chất: ai điều hành công việc, ai chịu rủi ro khi làm không tốt, ai hưởng lợi từ công việc và cuối cùng ai trả tiền. Chuyên gia báo cáo cho tổng giám đốc tại Việt Nam, chi phí thu lại từ Việt Nam, rất khó trình bày là làm cho chủ lao động nước ngoài. Thu lại chi phí không có gì sai — nhưng khi đó bộ phận tiền lương phải coi thu nhập là chịu thuế ở Việt Nam và khấu trừ tương ứng.
Khoản thu lại còn có thể kéo theo thuế nhà thầu cho công ty Việt Nam, nếu công ty mẹ bị coi là cung cấp dịch vụ chứ không chỉ chuyển lại chi phí nhân sự. Chốt bản chất trước hoá đơn thu lại đầu tiên.
Cư trú ở cả hai nước: quy tắc xác định
Một chuyên gia có thể cùng lúc là cá nhân cư trú theo quy định Việt Nam và theo quy định nước nhà. Khi đó điều khoản cư trú của hiệp định áp một chuỗi phép thử, dừng ở phép thử đầu tiên cho ra kết quả:
- Nơi có nhà ở thường trú sẵn sàng sử dụng.
- Có ở cả hai nơi thì xét trung tâm quyền lợi sống còn — gia đình, quan hệ xã hội, kinh tế.
- Vẫn chưa rõ thì xét nơi thường xuyên sinh sống.
- Tiếp theo là quốc tịch.
- Cuối cùng là thoả thuận giữa hai cơ quan thuế.
Kết quả quyết định nước nào đánh thuế thu nhập toàn cầu, nước nào chỉ đánh trên thu nhập phát sinh ở nước mình. Gia đình chuyển sang Việt Nam cùng chuyên gia, nhà thuê dài hạn, nhà ở nước nhà cho thuê lại thường nghiêng về Việt Nam; gia đình ở lại nước nhà, nhà ở đó vẫn sẵn sàng thường nghiêng về phía ngược lại. Ghi lại dữ kiện ngay đầu đợt biệt phái và cập nhật khi hoàn cảnh gia đình thay đổi.
Người đi công tác thường xuyên và thành viên hội đồng quản trị
Hai nhóm hay bị quên vì họ không hề đi biệt phái. Người đi công tác thường xuyên — quản lý khu vực sang vài ngày mỗi tháng — cộng dồn ngày làm việc tại Việt Nam, và số ngày này tính cho cả phép thử cư trú trong nước lẫn giới hạn ngày của hiệp định. Tiền lương cho những ngày làm việc tại Việt Nam là thu nhập phát sinh tại Việt Nam theo luật trong nước; Việt Nam có được đánh thuế hay không tuỳ đúng ba điều kiện của hiệp định. Cách giữ an toàn thực tế là công ty Việt Nam tự giữ nhật ký đi lại, không chỉ trông vào người đi công tác.
Thành viên hội đồng quản trị người nước ngoài của công ty Việt Nam được xử lý khác. Phần lớn hiệp định có điều khoản riêng về thù lao giám đốc, cho phép nước của công ty chi trả đánh thuế khoản thù lao trả cho thành viên hội đồng, không có điều kiện số ngày. Công ty con tại Việt Nam trả thù lao cho thành viên hội đồng người nước ngoài thì kiểm điều khoản này trong hiệp định và khấu trừ tương ứng; miễn thuế theo điều khoản lao động không áp sang thù lao hội đồng.
Một ví dụ
Ví dụ giả định. Giả sử công ty khu vực cử một kỹ sư từ nước có hiệp định sang hỗ trợ chạy thử nhà máy ở Việt Nam vài tháng. Gia đình kỹ sư ở lại nước nhà, chủ lao động ở nước nhà trả lương, công ty con tại Việt Nam chỉ trả vé máy bay và khách sạn. Nếu kỹ sư ở trong giới hạn số ngày của hiệp định và không pháp nhân hay cơ sở thường trú nào tại Việt Nam chịu tiền lương, điều khoản lao động phụ thuộc có thể miễn thuế tiền lương ở Việt Nam — nhưng chỉ sau khi đã làm thủ tục kèm giấy chứng nhận cư trú của kỹ sư.
Đổi một dữ kiện: công ty mẹ thu lại tiền lương của kỹ sư từ công ty con hằng tháng. Số ngày không đổi, nhưng tiền lương giờ do đối tượng cư trú Việt Nam chịu, miễn thuế không còn, và bộ phận tiền lương nên khấu trừ thuế TNCN ngay từ đầu. Đổi dữ kiện khác: đợt biệt phái được gia hạn. Giới hạn số ngày có thể bị vượt giữa năm và phải bắt đầu khấu trừ — thường các tháng trước đó cũng thành chịu thuế, tuỳ cách hiệp định và luật trong nước đếm.
Nhân sự và tiền lương nên giữ gì, tự kiểm tra ở đâu
- Thư cử đi biệt phái ghi rõ chủ lao động, tuyến báo cáo, thời hạn và bên chịu chi phí.
- Bảng đếm ngày theo dấu xuất nhập cảnh hoặc lịch trình, cập nhật hằng tháng.
- Giấy chứng nhận cư trú của nước nhà cho năm liên quan khi đề nghị miễn theo hiệp định, và hồ sơ thông báo đã nộp tại Việt Nam.
- Thoả thuận thu lại chi phí nội bộ (nếu có) và phân tích ảnh hưởng của nó tới vị trí theo hiệp định.
- Bằng chứng về gia đình, nhà ở liên quan tới quy tắc xác định cư trú.
Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN nộp hồ sơ chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm dương lịch theo Luật Quản lý thuế; kiểm xem hướng dẫn năm 2026 có thay đổi gì không. Chuyên gia theo dõi nghĩa vụ của mình qua tài khoản thuế điện tử cá nhân trên cổng của cơ quan thuế hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại; doanh nghiệp theo dõi phần khấu trừ qua tài khoản thuế điện tử của mình. Từ 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân với công dân Việt Nam; với nhân viên nước ngoài, hỏi bộ phận tiền lương đang dùng mã nào.
Câu hỏi thường gặp
Năm đầu sang Việt Nam, chuyên gia có mặc nhiên là không cư trú không?
Không. Cư trú tuỳ phép thử số ngày và nơi ở thường xuyên trong quy định thuế TNCN hiện hành. Chuyên gia thuê nhà dài hạn hoặc ở đủ lâu có thể là cá nhân cư trú ngay năm đầu.
Công ty Việt Nam hoàn lại tiền lương thì còn được miễn theo hiệp định không?
Thường là không. Tiền lương do đối tượng cư trú Việt Nam chịu, hoặc công ty Việt Nam là người sử dụng lao động thực chất, thì không đủ điều kiện của điều khoản lao động và Việt Nam có thể đánh thuế.
Số ngày theo hiệp định đếm thế nào?
Tuỳ hiệp định: có hiệp định đếm trong năm dương lịch hoặc năm tài chính, có hiệp định đếm trong bất kỳ mười hai tháng nào. Đọc điều khoản của nước liên quan và giữ bảng đếm ngày hằng tháng.
Hiệp định thuế có áp cho bảo hiểm xã hội không?
Không. Hiệp định tránh đánh thuế hai lần áp cho thuế thu nhập. Bảo hiểm xã hội theo quy định riêng và, với một số nước, theo hiệp định riêng về bảo hiểm xã hội.
Chuyên gia là cá nhân cư trú có được giảm trừ gia cảnh không?
Có. Từ kỳ tính thuế 2026, bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc đã đăng ký 6,2 triệu đồng/tháng theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15.
Gia hạn biệt phái vượt giới hạn hiệp định thì sao?
Có thể mất miễn thuế cho cả năm, có khi từ ngày đầu, tuỳ cách hiệp định đếm. Bộ phận tiền lương nên bắt đầu khấu trừ ngay khi quyết định gia hạn, đừng đợi cuối năm.
