Với chuyên gia nước ngoài làm việc ở Việt Nam, thuế TNCN đi theo ba lớp mốc. Trong năm, doanh nghiệp khấu trừ thuế từ tiền lương và nộp tờ khai khấu trừ theo tháng (hạn ngày 20 tháng sau) hoặc theo quý (hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau). Sau năm, quyết toán hạn ngày cuối cùng của tháng thứ ba — 31/3 nếu doanh nghiệp quyết toán thay, hoặc ngày cuối cùng của tháng thứ tư — 30/4 nếu cá nhân tự quyết toán. Còn ở những thời điểm một lần — lúc đến, khi đổi nơi làm việc và khi rời Việt Nam — có thêm việc phải làm. Các hạn này đặt ở Luật Quản lý thuế (Luật 38/2019/QH14).
Quy định thuế TNCN có văn bản hướng dẫn mới từ 1/7/2026: Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNCN và Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định chi tiết. Nêu tên để biết chi tiết nằm ở đâu; bài không tóm tắt điều khoản của chúng, và tiêu chí cư trú, thuế suất, thủ tục cần đối chiếu với văn bản hiện hành. Phần dưới là lịch và cách chia việc giữa doanh nghiệp, người lao động và bộ phận nhân sự tập đoàn.
Cả lịch trong một bảng
| Khi nào | Việc gì | Ai làm |
|---|---|---|
| Trước hoặc khi đến | Đăng ký thuế cho người lao động; đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh | Doanh nghiệp cùng người lao động |
| Mỗi tháng hoặc quý | Khấu trừ trên bảng lương tại Việt Nam; nộp tờ khai và tiền thuế khấu trừ | Doanh nghiệp |
| Mỗi tháng hoặc quý | Thu nhập trả từ nước ngoài không nằm trong bảng lương tại Việt Nam, nếu chưa được khấu trừ | Người lao động, hoặc doanh nghiệp nếu gộp vào khấu trừ |
| Trước 31/3 | Quyết toán TNCN của tổ chức trả thu nhập, gồm cả người đã uỷ quyền | Doanh nghiệp |
| Trước 30/4 | Cá nhân tự quyết toán | Người lao động, thường có tư vấn hỗ trợ |
| Khi rời Việt Nam | Quyết toán cho thời gian ở Việt Nam theo thủ tục hiện hành | Người lao động, hoặc doanh nghiệp theo uỷ quyền khi được phép |
Hạn rơi vào cuối tuần hay ngày lễ thì lùi sang ngày làm việc kế tiếp. Ngày 30/4 nằm trong kỳ nghỉ lễ, nên trên thực tế hạn thường sang đầu tháng 5 — nhưng cứ lên kế hoạch xong trong tháng 4.
Lúc đến: những bước làm cả năm sau nhẹ hơn
- Đăng ký thuế. Từ 1/7/2025, công dân Việt Nam dùng số định danh cá nhân thay mã số thuế. Người lao động nước ngoài không có số định danh Việt Nam vẫn phải được đăng ký thuế; thường doanh nghiệp làm việc này. Thông tư 90/2026/TT-BTC là thông tư hiện hành về đăng ký thuế.
- Tình trạng cư trú. Chuyên gia bị đánh thuế theo diện cư trú hay không cư trú trong năm tuỳ tiêu chí cư trú của Luật Thuế TNCN — số ngày có mặt và việc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam hay không. Tình trạng này quyết định cách tính thuế, nên xác định ngay lúc đến và xem lại trong năm.
- Người phụ thuộc. Giảm trừ cho người phụ thuộc cần đăng ký và giấy tờ chứng minh. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Đăng ký sớm để bảng lương áp giảm trừ ngay trong năm, không phải đợi quyết toán.
- Phần lương trả ở nước ngoài. Thống nhất với nhân sự tập đoàn phần nào trả ở Việt Nam, phần nào trả ở nước ngoài, và phần trả ở nước ngoài sẽ được kê khai tại Việt Nam ra sao.
Trong năm: khấu trừ, phúc lợi và thu nhập trả ở nước ngoài
Khấu trừ tháng hoặc quý của doanh nghiệp là xương sống. Với chuyên gia nước ngoài, ba khoản gây phần lớn sai sót:
- Lợi ích bằng hiện vật. Tiền nhà, học phí cho con, vé máy bay về phép, xe và tài xế. Có khoản chịu thuế toàn bộ, có khoản chỉ một phần hoặc có điều kiện; cách tính tuỳ cách cấp và chứng từ. Đưa từng khoản vào bảng lương theo một cách nhất quán, đừng quyết từng trường hợp vào cuối năm.
- Thu nhập trả ở nước ngoài. Khoản thưởng hay một phần lương công ty mẹ trả ở nước ngoài vẫn là thu nhập cho công việc tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp tại Việt Nam không gộp vào khấu trừ, cá nhân phải tự khai theo kỳ quy định. Nhân sự tập đoàn nên gửi dữ liệu về Việt Nam hằng tháng hoặc hằng quý, không phải mỗi năm một lần.
- Cổ phiếu thưởng. Cổ phiếu hay quyền chọn công ty mẹ cấp chịu thuế vào thời điểm quy định xác định, có thể không trùng lúc tập đoàn ghi nhận. Theo dõi ngày cấp, ngày được hưởng và ngày bán cho từng người.
Khoản trả cho cá nhân không phải người lao động — giảng viên đến đào tạo ngắn, chuyên gia tư vấn ngắn hạn — theo quy tắc khác: bên trả tại Việt Nam nói chung khấu trừ 10% với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng. Người có thu nhập thấp được làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để không bị khấu trừ.
Cuối năm: ai quyết toán, hạn khi nào
Người lao động được uỷ quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay khi đáp ứng điều kiện trong quy định — thường là trong năm chỉ có thu nhập từ doanh nghiệp đó, hoặc chỉ có thêm khoản nhỏ. Với những người này, quyết toán của doanh nghiệp, hạn 31/3, đã bao gồm họ.
Người không đủ điều kiện, hoặc không muốn uỷ quyền, tự quyết toán trước 30/4. Chuyên gia nước ngoài hay rơi vào nhóm này vì có thu nhập trả ở nước ngoài, đổi nơi làm việc trong năm, hoặc có thu nhập từ nhiều nước. Họ cần doanh nghiệp cấp kịp chứng từ khấu trừ và bảng chi tiết thu nhập chịu thuế, gồm cả phúc lợi.
Hai điểm thực tế cho bộ phận nhân sự:
- Thu giấy uỷ quyền trong tháng 1, kèm giải thích ngắn về điều kiện. Giấy uỷ quyền của người không đủ điều kiện sau này sinh thêm việc.
- Đừng đợi người lao động xin chứng từ. Cấp cho mọi người sẽ tự quyết toán trước đầu tháng 3.
Khi về nước: quyết toán trước khi kết thúc nhiệm kỳ
Khi chuyên gia nước ngoài kết thúc nhiệm kỳ ở Việt Nam, quy định yêu cầu quyết toán thuế TNCN cho thời gian ở Việt Nam theo thủ tục dành cho người rời Việt Nam; một số trường hợp doanh nghiệp làm thay theo uỷ quyền. Để tới khi người đó đi rồi mới làm là lúc rắc rối bắt đầu: cá nhân đã ở nước ngoài, dữ liệu lương trả ở nước ngoài nằm ở nhóm khác, còn doanh nghiệp tại Việt Nam phải đi giải thích các chỗ hở với cơ quan thuế.
Bảng kiểm khi chuyên gia về nước:
- Xác nhận ngày làm việc cuối và kỳ lương cuối tại Việt Nam.
- Thu dữ liệu thu nhập trả ở nước ngoài cho cả thời gian ở Việt Nam, kể cả khoản thưởng trả sau khi đi nhưng gắn với công việc tại Việt Nam.
- Quyết định ai quyết toán — cá nhân tự làm hay doanh nghiệp theo uỷ quyền — và chuẩn bị giấy tờ trước tháng cuối.
- Nộp số còn thiếu, hoặc ghi nhận số nộp thừa và cách xử lý hoàn thuế.
- Nếu người về nước đồng thời là người đại diện theo pháp luật, đăng ký thay đổi ngay và rà các giấy uỷ quyền người đó đã ký.
Đổi nơi làm việc trong Việt Nam
Chuyên gia chuyển từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác ở Việt Nam trong năm thường không uỷ quyền được cho bên nào quyết toán cả năm, vì thu nhập đến từ hai nơi trả. Mỗi bên khấu trừ trên phần mình trả và cấp chứng từ; cá nhân tự quyết toán trước 30/4. Nếu người lao động được điều chuyển giữa các công ty trong cùng tập đoàn do tổ chức lại, quy định có thể cho phép doanh nghiệp mới quyết toán thay; kiểm điều kiện cho trường hợp đó, đừng mặc định.
Người phụ thuộc đã đăng ký không tự đi theo người lao động sang nơi làm mới. Bảng lương mới cần thông tin đăng ký để tiếp tục áp giảm trừ gia cảnh.
Tự kiểm tra ở đâu
- Tài khoản thuế điện tử của cá nhân — số khấu trừ các nơi trả thu nhập đã khai, hồ sơ đã nộp và tiền đã nộp. Chuyên gia nên có quyền truy cập và xem ít nhất một lần trước khi quyết toán.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại — giao diện đơn giản hơn cho cá nhân, gồm cả đăng ký người phụ thuộc.
- Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp — tờ khai khấu trừ và quyết toán của tổ chức trả thu nhập.
- Cơ quan thuế quản lý — cho trường hợp về nước và hoàn thuế; từ 1/7/2025 bộ máy thuế gồm ba cấp: Cục Thuế, Thuế tỉnh, thành phố, và Thuế cơ sở.
Câu hỏi thường gặp
Chuyên gia tự quyết toán thuế TNCN hạn khi nào?
Ngày cuối cùng của tháng thứ tư sau khi kết thúc năm, tức 30/4 với năm dương lịch. Nếu ngày đó là ngày lễ, hạn lùi sang ngày làm việc kế tiếp.
Doanh nghiệp có quyết toán thay được cho mọi chuyên gia không?
Chỉ với người đáp ứng điều kiện uỷ quyền, thường là người chỉ có thu nhập từ doanh nghiệp đó hoặc có thêm khoản nhỏ. Những người khác tự quyết toán.
Từ 2026 giảm trừ gia cảnh là bao nhiêu?
Bản thân 15,5 triệu đồng/tháng và mỗi người phụ thuộc đã đăng ký 6,2 triệu đồng/tháng, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15.
Khoản thưởng công ty mẹ trả ở nước ngoài có chịu thuế ở Việt Nam không?
Thu nhập cho công việc thực hiện tại Việt Nam chịu thuế tại Việt Nam dù trả ở đâu. Doanh nghiệp tại Việt Nam không khấu trừ thì cá nhân phải tự khai theo kỳ quy định.
Trước khi chuyên gia về nước hẳn phải làm gì?
Quyết toán thuế TNCN cho thời gian ở Việt Nam theo thủ tục dành cho người rời Việt Nam, do cá nhân tự làm hoặc doanh nghiệp làm theo uỷ quyền khi được phép. Thu dữ liệu thu nhập trả ở nước ngoài trước tháng cuối.
Các văn bản năm 2026 có đổi các hạn này không?
Các hạn cốt lõi nằm ở Luật Quản lý thuế. Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định chi tiết về thuế TNCN từ 1/7/2026; đối chiếu thủ tục và tiêu chí cư trú với các văn bản này.
