Từ khoá sổ cuối năm tới 31/3: lịch làm việc cho quyết toán thuế TNDN, kiểm toán và TNCN

Với doanh nghiệp có vốn nước ngoài lấy năm tài chính theo năm dương lịch, ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm — 31/3 — là hạn theo Luật Quản lý thuế (Luật 38/2019/QH14) để nộp quyết toán thuế TNDN và quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập, và số thuế còn phải nộp cũng hạn ngày đó. Báo cáo tài chính đã kiểm toán và thông tin giao dịch liên kết đi kèm hồ sơ quyết toán TNDN. Mọi thứ nuôi những tài liệu này phải xong trong khoảng mười tuần làm việc, một hai tuần trong đó rơi vào Tết.

Doanh nghiệp nào qua 31/3 nhẹ nhàng thì không phải vì tháng 3 làm cật lực hơn. Họ kéo việc lên tháng 10, tháng 11, và coi hạn báo cáo tập đoàn trong tháng 1 là một cột mốc chứ không phải điểm kết thúc. Bài này đưa ra một lịch làm việc hợp với phần lớn doanh nghiệp FDI cỡ vừa, kèm những việc hay trễ nhất và vì sao trễ.

Bộ hồ sơ hạn 31/3

Quản lý thuế với giao dịch liên kết nay theo Nghị định 255/2026/NĐ-CP, hiệu lực từ 1/7/2026. Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết nào lập theo khung cũ thì đưa việc rà lại theo nghị định mới vào lịch dưới đây. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải kiểm toán báo cáo tài chính năm.

Tháng 10 và tháng 11: việc cứu tháng 3

• Chốt kế hoạch kiểm toán với công ty kiểm toán: ngày kiểm toán giữa kỳ, ngày kiểm kê, hạn bản dự thảo báo cáo. Lịch kiểm toán quý I kín rất nhanh.
• Rà hợp đồng nội bộ tập đoàn. Mọi khoản phân bổ chi phí, phí quản lý, phí bản quyền, khoản vay ghi nhận trong năm phải có hợp đồng ký trước khi phát sinh. Vá chỗ thiếu ngay bây giờ, đừng đợi kiểm toán hỏi.
• Ước tính thu nhập tính thuế cả năm và số tạm nộp TNDN quý IV. Theo Luật 67/2025/QH15, thuế suất phổ thông 20%; doanh nghiệp tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng chịu 15%, trên 3 tỷ tới 50 tỷ đồng chịu 17%.
• Dọn bảng cân đối: tạm ứng tồn lâu, tài khoản treo, công nợ nhà cung cấp chưa khớp. Mỗi thứ này sau sẽ thành câu hỏi kiểm toán hoặc điều chỉnh thuế.
• Bắt đầu dọn TNCN: kiểm người phụ thuộc đã đăng ký có đủ giấy tờ, xác định người lao động sẽ phải tự quyết toán.

Tháng 12 và tháng 1: khoá sổ và các tờ khai đầu tiên

• Kiểm kê và chia cắt niên độ ở thời điểm cuối năm, có kiểm toán chứng kiến nếu đã lên kế hoạch. Khớp các lô giao cuối năm với hoá đơn điện tử đã xuất: thời điểm lập hoá đơn theo quy định về hoá đơn, không theo chia cắt kế toán, và lệch ở đây sinh câu hỏi về GTGT.
• Chi phí trích trước. Chi phí ghi nhận cuối năm mà chưa có hoá đơn cần hoá đơn, chứng từ hợp pháp mới được trừ. Đòi nhà cung cấp từ tháng 1 và theo dõi khoản nào vẫn thiếu hoá đơn khi lập tờ khai TNDN.
• Tờ khai tháng 12 hạn 20/1; tờ khai quý IV hạn 31/1 với doanh nghiệp khai quý.
• Báo cáo tập đoàn. Phần lớn tập đoàn cần số cuối năm trong tháng 1. Coi bản đó là dự thảo cho báo cáo tài chính theo luật Việt Nam; kiểm toán sẽ điều chỉnh.
• Thu giấy uỷ quyền quyết toán TNCN của người lao động đủ điều kiện uỷ quyền cho công ty quyết toán thay.

Tết thường rơi vào cuối tháng 1 hoặc tháng 2. Ghi rõ Tết lên lịch và coi tuần trước, tuần sau Tết chỉ là nửa tuần.

Tháng 2: kiểm toán tại chỗ và bảng tính thuế

Tháng 2 là lúc dựng bảng tính thuế, song song với kiểm toán chứ không đợi kiểm toán xong:

1. Bảng điều chỉnh chi phí. Đi từng dòng chi phí so với điều kiện được trừ: thực tế phát sinh và liên quan tới hoạt động kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt khi quy định đòi hỏi. Với GTGT, hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Luật 48/2024/QH15).
2. Ưu đãi. Dự án đang hưởng ưu đãi TNDN thì xác nhận thu nhập được tách đúng và điều kiện ưu đãi vẫn còn đáp ứng.
3. Bên liên kết. Lập thông tin giao dịch liên kết từ sổ giao dịch nội bộ, kiểm lãi vay tập đoàn so với mức khống chế trong quy định về giao dịch liên kết.
4. Đối chiếu lương. Khớp chi phí lương trên sổ với các tờ khai khấu trừ TNCN đã nộp trong năm. Lệch ở đây là một trong những phát hiện hay gặp nhất khi kiểm tra thuế doanh nghiệp FDI.
5. Giảm trừ gia cảnh từ 2026. Từ kỳ tính thuế 2026, bản thân được giảm trừ 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Kiểm bảng lương đã áp đúng mức trong năm.

Báo cáo tập đoàn và báo cáo tài chính theo luật Việt Nam

Phần lớn va vấp của mùa khoá sổ ở Việt Nam đến từ việc chạy hai bộ số theo hai lịch. Tập đoàn cần số theo IFRS hoặc chuẩn báo cáo riêng của họ ngay tháng 1; Việt Nam cần báo cáo tài chính lập theo quy định kế toán Việt Nam, có kiểm toán, trước 31/3. Hai bộ lấy từ cùng một sổ cái nhưng không phải một tài liệu, và tờ khai thuế dựng từ bộ Việt Nam.

Ba thói quen giữ khoảng cách này trong tầm tay:

• Giữ bảng đối chiếu thường trực giữa gói báo cáo tập đoàn và bảng cân đối tại chỗ, cập nhật mỗi quý thay vì dựng lại vào tháng 2. Các khoản hay lệch là dự phòng, thuê tài sản, thời điểm ghi nhận doanh thu và chênh lệch tỷ giá.
• Chốt điều chỉnh muộn một lần. Một bút toán điều chỉnh của tập đoàn ghi vào tháng 2, sau khi số tại chỗ đã gửi kiểm toán, sinh ra thêm một vòng kiểm toán. Đặt ngày chốt cho điều chỉnh tập đoàn có ảnh hưởng tới sổ tại chỗ.
• Giải thích chênh lệch bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Người đại diện, nhiều khi là người nước ngoài, ký báo cáo tài chính tiếng Việt có số khác với số báo về trụ sở. Một trang cầu nối song ngữ giải thích vì sao khác là bảo vệ cho tất cả mọi người.

Khi lợi nhuận tập đoàn báo cáo khác với báo cáo tài chính Việt Nam, nhớ rằng cơ quan thuế chỉ thấy báo cáo Việt Nam và tờ khai. Bảng cầu nối để yên tâm nội bộ; vị thế thuế đứng trên số liệu tại chỗ.

Tháng 3: ký duyệt, nộp hồ sơ, nộp tiền

• Nửa đầu tháng 3. Thống nhất bản dự thảo báo cáo và các bút toán điều chỉnh với kiểm toán. Cập nhật bảng tính thuế theo điều chỉnh kiểm toán. Chốt quyết toán TNCN của tổ chức.
• Trước 20/3. Tờ khai tháng 2 nộp như thường; việc cuối năm không làm nhịp tháng dừng lại.
• Tuần thứ ba. Người đại diện và kế toán trưởng ký báo cáo tài chính; ký thư giải trình; tư vấn thuế soát tờ khai TNDN và phụ lục.
• Trước 31/3. Nộp quyết toán TNDN, thông tin giao dịch liên kết, báo cáo tài chính đã kiểm toán và quyết toán TNCN của tổ chức; nộp số thuế còn thiếu; xác nhận khoản nộp trên tài khoản thuế điện tử.

Nếu 31/3 rơi vào cuối tuần hay ngày lễ, hạn lùi sang ngày làm việc kế tiếp. Đừng lên kế hoạch dùng ngày dư đó; nó là phần dự phòng cho hôm cổng nộp hồ sơ chạy chậm vào ngày cuối.

Những việc hay trễ và vì sao

Sau ngày 31/3

Quyết toán xong chưa hẳn là hết. Người lao động tự quyết toán TNCN có hạn tới ngày cuối cùng của tháng thứ tư — 30/4, và họ sẽ xin chứng từ khấu trừ thuế từ công ty. Tờ khai quý I và tờ khai tháng 3 cũng hạn 30/4, đúng lúc kỳ nghỉ lễ cuối tháng 4 tới. Còn tiền chậm nộp trên phần thuế TNDN nộp thiếu — lâu nay tính 0,03%/ngày, nhưng kiểm tra mức hiện hành — vẫn chạy cho tới khi nộp đủ.

Giữ hồ sơ làm việc ở một chỗ: bảng cân đối, bảng điều chỉnh chi phí, phân tích giao dịch liên kết, đối chiếu lương và tệp hoá đơn điện tử gốc. Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Cách lưu trữ chứng từ cho đúng có ở ThueChuan.com.