Công ty nước ngoài có cơ sở thường trú tại Việt Nam khi kinh doanh qua một địa điểm cố định ở Việt Nam, thực hiện công trình xây dựng, lắp đặt ở đây quá thời hạn liên quan, cung cấp dịch vụ qua nhân viên có mặt tại Việt Nam quá khoảng thời gian liên quan, hoặc hoạt động qua một người ở Việt Nam thường xuyên ký hợp đồng nhân danh họ. Khi có cơ sở thường trú, Việt Nam có thể đánh thuế trên lợi nhuận phân bổ cho cơ sở đó, chứ không chỉ khấu trừ trên từng lần trả tiền.
Cả luật Việt Nam lẫn từng hiệp định thuế đều định nghĩa cơ sở thường trú, và khi hiệp định áp dụng, định nghĩa của hiệp định giới hạn định nghĩa trong nước. Ngưỡng cụ thể — dự án hay đội dịch vụ phải có mặt bao lâu — khác nhau giữa các hiệp định và phải đọc trong đúng văn bản. Bài này giải thích các phép thử ở mức nguyên tắc, những tình huống công ty nước ngoài hay vô tình tạo ra cơ sở thường trú, và các bước giữ tình hình trong tầm kiểm soát.
Vì sao câu hỏi này quan trọng
Không có cơ sở thường trú, công ty nước ngoài có thu nhập từ Việt Nam thường nộp thuế qua thuế nhà thầu: phần TNDN tính trên doanh thu, do khách hàng Việt Nam khấu trừ, và hiệp định có thể giảm hoặc miễn với lợi tức doanh nghiệp. Có cơ sở thường trú thì khác. Lợi nhuận phân bổ cho cơ sở thường trú chịu thuế ở Việt Nam, điều khoản lợi tức doanh nghiệp của hiệp định không còn che chắn, và công ty nước ngoài có thể phải tự đăng ký, giữ sổ sách và khai thuế.
Quy định thuế TNDN theo Luật 67/2025/QH15, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025, trong đó có định nghĩa cơ sở thường trú của doanh nghiệp nước ngoài. Thủ tục theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và hướng dẫn năm 2026 (Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC). Khi có hiệp định, điều khoản cơ sở thường trú của hiệp định là giới hạn ngoài cùng.
Bốn đường hình thành cơ sở thường trú
| Dạng | Ý cơ bản | Tình huống điển hình ở Việt Nam |
|---|---|---|
| Địa điểm kinh doanh cố định | Một nơi công ty sử dụng để tiến hành hoạt động kinh doanh | Văn phòng, chi nhánh, xưởng, kho dùng vào việc hơn là chỉ lưu trữ |
| Xây dựng, lắp đặt | Công trường, công trình xây dựng, lắp ráp, lắp đặt hoặc giám sát, kéo dài quá thời hạn hiệp định quy định | Nhà thầu nước ngoài xây hoặc lắp đặt nhà máy |
| Dịch vụ | Cung cấp dịch vụ qua nhân viên hoặc người khác tại Việt Nam quá khoảng thời gian hiệp định quy định | Chuyên gia tư vấn, kỹ sư sang làm cho một khách hàng nhiều lần |
| Đại lý phụ thuộc | Người ở Việt Nam thường xuyên ký hợp đồng, hoặc giữ vai trò chính dẫn tới hợp đồng, cho công ty nước ngoài | Quản lý hay nhân viên bán hàng tại chỗ đàm phán và chốt đơn |
Hiệp định thường loại trừ hoạt động mang tính chuẩn bị hoặc phụ trợ — lưu kho, trưng bày, mua hàng, thu thập thông tin — và đại lý độc lập hoạt động trong khuôn khổ kinh doanh bình thường của chính họ. Hoạt động có thật là phụ trợ hay không tuỳ vai trò của nó trong toàn bộ việc kinh doanh của công ty, không tuỳ cái tên đặt cho văn phòng.
Những tình huống tạo cơ sở thường trú mà không ai chủ định
- Văn phòng đại diện làm quá chức năng. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài được cấp phép để liên lạc, nghiên cứu thị trường, không được kinh doanh. Nhân viên văn phòng mà đàm phán giá, ký hợp đồng, quản lý khách hàng thì về thực chất văn phòng có thể là cơ sở thường trú, bất kể giấy phép ghi gì.
- Đội dự án ở lại lâu. Đội chạy thử, đội giám sát, đội bảo trì có các chuyến cộng dồn trong suốt dự án có thể vượt thời hạn của hiệp định, nhất là khi nhiều hợp đồng thực chất là một dự án.
- Chuyên gia tư vấn sang nhiều lần. Công ty tư vấn cử người sang cùng một khách hàng nhiều chuyến ngắn có thể chạm ngưỡng dịch vụ mà không ai để ý, vì chuyến nào cũng trông ngắn.
- "Điều phối viên" tại chỗ. Một cá nhân ở Việt Nam, thuê theo hợp đồng tư vấn hay biệt phái từ tập đoàn, mà thực tế đàm phán và chốt đơn cho công ty nước ngoài, có thể là đại lý phụ thuộc.
- Nhân viên làm việc từ xa. Nhân viên của công ty nước ngoài chuyển về Việt Nam làm việc tại nhà cho mảng kinh doanh khu vực có thể đặt ra câu hỏi cơ sở thường trú, nếu nơi ở trở thành nơi tiến hành kinh doanh về thực chất, nhất là với nhân sự cấp cao có quyền ký hợp đồng.
Có cơ sở thường trú thì sao
Cơ quan thuế kết luận công ty nước ngoài có cơ sở thường trú thì thường kéo theo ba việc. Một, Việt Nam có thể đánh thuế trên lợi nhuận phân bổ cho cơ sở thường trú, nên cần một căn cứ để xác định lợi nhuận — sổ sách giữ tại Việt Nam hoặc một phương pháp cơ quan thuế chấp nhận. Hai, công ty nước ngoài có thể phải đăng ký thuế, khai thuế và lưu hồ sơ, có khi cho cả mấy năm trước. Ba, số thuế nhà thầu đã khấu trừ trên các khoản trả cho công ty đó phải được đối chiếu với số ấn định cho cơ sở thường trú, để thuế không bị tính hai lần hoặc bị sót.
Cơ sở thường trú còn có hệ quả ngoài Việt Nam. Nước cư trú của công ty phải xử lý đánh thuế hai lần cho phần thuế Việt Nam theo điều khoản xoá bỏ đánh thuế hai lần, và tranh chấp về phần lợi nhuận thuộc cơ sở thường trú là trường hợp điển hình của thủ tục thoả thuận song phương.
Tiền chậm nộp chạy trên số thuế ấn định cho các kỳ trước — lâu nay tính 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp; tra mức hiện hành. Xem xét càng sớm, rủi ro càng nhỏ.
Khi cơ sở thường trú là kế hoạch chứ không phải rủi ro
Không phải cơ sở thường trú nào cũng là tai nạn. Nhà thầu nước ngoài đăng ký văn phòng điều hành dự án cho một hợp đồng xây dựng dài, hay ngân hàng, công ty luật nước ngoài hoạt động qua chi nhánh được cấp phép, là có cơ sở thường trú theo chủ định. Lúc đó câu hỏi chuyển từ "có hay không" sang "lợi nhuận của nó xác định và báo cáo thế nào".
- Doanh thu và chi phí nào thuộc cơ sở thường trú tại Việt Nam, phần nào thuộc trụ sở chính.
- Chi phí trụ sở chính phân bổ cho cơ sở thường trú được chứng minh ra sao, vì chúng bị soi như chi phí nội bộ tập đoàn.
- Nhà thầu dùng phương pháp kê khai hay hỗn hợp cho thuế nhà thầu, và điều đó khớp với sổ sách của cơ sở thường trú thế nào.
- Khi dự án kết thúc thì đóng mã số thuế ra sao, để không còn mã số thuế nào hoạt động mà không ai chịu trách nhiệm.
Tính trước những điểm này tốn ít hơn nhiều so với dựng lại chúng sau khi nhận quyết định kiểm tra.
Một ví dụ
Ví dụ giả định. Giả sử một hãng máy nước ngoài bán dây chuyền sản xuất cho nhà máy ở Việt Nam, một hợp đồng cho thiết bị và một hợp đồng riêng cho giám sát lắp đặt, chạy thử. Kỹ sư của hãng sang công trường nhiều đợt trong nhiều tháng. Bên mua khấu trừ thuế nhà thầu trên phí giám sát và, dựa vào điều khoản lợi tức doanh nghiệp của hiệp định, nộp hồ sơ thông báo miễn.
Hồ sơ có đứng được không tuỳ việc hoạt động giám sát có tạo cơ sở thường trú theo hiệp định hay không. Điều đó phụ thuộc điều khoản xây dựng hoặc dịch vụ của hiệp định, cách hiệp định đếm thời gian, hai hợp đồng có bị coi là một dự án không, và kỹ sư thực tế có mặt bao lâu. Vượt ngưỡng thì điều khoản lợi tức doanh nghiệp không còn che phần thu nhập thuộc cơ sở thường trú. Bên mua, là bên nộp hồ sơ, lẽ ra phải kiểm nhật ký công trường trước khi dựa vào miễn thuế — và nên đưa việc ghi nhận số ngày có mặt vào hợp đồng ngay từ đầu.
Kiểm soát rủi ro từ trước
- Lập bản đồ hiện diện. Với mỗi công ty trong tập đoàn hay nhà cung cấp nước ngoài hoạt động ở Việt Nam, ghi ai có mặt, bao lâu, làm gì, theo hợp đồng nào.
- Đọc điều khoản hiệp định. Xác định ngưỡng xây dựng, ngưỡng dịch vụ và cách đếm thời gian của hiệp định với nước liên quan.
- Giữ quyền ký đúng chỗ. Người ở Việt Nam không phải nhân viên của pháp nhân Việt Nam thì không nên đàm phán hay ký hợp đồng cho công ty nước ngoài, trừ khi cơ sở thường trú là điều đã tính và được quản lý.
- Để văn phòng đại diện làm đúng giấy phép. Cần bán hàng tại chỗ thì cân nhắc pháp nhân Việt Nam hoặc chi nhánh, thay vì kéo giãn văn phòng đại diện.
- Giữ bằng chứng. Nhật ký đi lại, sổ ra vào công trường, mô tả công việc là những gì người kiểm tra sẽ hỏi; dựng lại sau nhiều năm rất khó.
Tự kiểm tra ở đâu
Văn bản hiệp định với nước liên quan, do Bộ Tài chính và cơ quan thuế công bố, cho định nghĩa và ngưỡng cơ sở thường trú. Với công ty nước ngoài đã đăng ký tại Việt Nam, trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho biết tình trạng đăng ký và cơ quan thuế quản lý. Với khách hàng Việt Nam, tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp cho thấy các tờ khai thuế nhà thầu trên khoản trả cho bên nước ngoài, và chúng phải nhất quán với lập trường về cơ sở thường trú. Từ 1/7/2025 bộ máy thuế gồm ba cấp trên 34 tỉnh, thành phố; xác nhận cơ quan quản lý trước khi gửi văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện có tạo cơ sở thường trú không?
Không, nếu chỉ làm liên lạc và việc chuẩn bị trong phạm vi giấy phép. Nhân viên đàm phán, ký hợp đồng hay quản lý khách hàng thì về thực chất có thể là cơ sở thường trú, bất kể giấy phép ghi gì.
Công trình phải kéo dài bao lâu mới thành cơ sở thường trú?
Tuỳ hiệp định. Mỗi hiệp định có thời hạn và cách đếm riêng, luật trong nước cũng có định nghĩa riêng. Đọc đúng điều khoản của hiệp định liên quan.
Chuyên gia sang nhiều chuyến ngắn có tạo cơ sở thường trú không?
Có thể cộng dồn. Một số hiệp định có điều khoản dịch vụ tính trên tổng thời gian nhân sự có mặt trong một khoảng, nên nhiều chuyến ngắn cho cùng khách hàng có thể vượt ngưỡng.
Đã khấu trừ thuế nhà thầu rồi, nhà cung cấp còn có thể có cơ sở thường trú không?
Có. Khấu trừ không quyết định câu hỏi cơ sở thường trú. Nếu có, lợi nhuận phân bổ có thể bị ấn định và số đã khấu trừ phải đối chiếu với số ấn định.
Nhân viên làm việc từ xa ở Việt Nam có tạo cơ sở thường trú cho công ty không?
Có thể, tuỳ thực tế — ví dụ nơi ở về thực chất là nơi kinh doanh, hoặc nhân viên thường xuyên ký hợp đồng. Nên rà riêng nhân sự cấp cao làm việc từ xa.
Ai chịu hậu quả khi bị kết luận có cơ sở thường trú?
Chủ yếu là công ty nước ngoài, có thể bị ấn định thuế trên lợi nhuận phân bổ. Nhưng khách hàng Việt Nam đã dựa vào miễn theo hiệp định mà không kiểm cũng có thể bị yêu cầu giải trình phần thuế lẽ ra phải khấu trừ.
