Nhà cung cấp nước ngoài đòi nhận đủ tiền: bên Việt Nam gánh thuế nhà thầu và tính lại căn cứ thế nào

Hợp đồng ghi nhà cung cấp nước ngoài nhận giá "net", không bị trừ bất kỳ khoản thuế Việt Nam nào, thì số tiền trên hoá đơn chưa phải doanh thu tính thuế nhà thầu. Bên trả tiền phải quy đổi số tiền nhận đủ đó ra doanh thu trước thuế — số mà nhà cung cấp phải có để sau khi nộp thuế vẫn còn đúng số tiền ấy — rồi tính phần TNDN và GTGT trên con số đã quy đổi. Thuế lúc này là tiền túi của bên trả, cộng thêm ngoài hoá đơn.

Quy đổi sai thì sai theo mọi lần thanh toán của hợp đồng: thuế thiếu, tiền chậm nộp dồn lên, thuế GTGT được khấu trừ cũng thấp hơn thực tế. Phép tính thì đơn giản. Cái sai thường đến từ điều khoản hợp đồng không ai ở Việt Nam đọc trước khi ký, từ việc lẫn thứ tự quy đổi hai phần thuế, và từ tỷ giá dùng không đúng. Bài này đi lần lượt cả ba.

Vì sao phải quy đổi

Theo phương pháp khấu trừ nộp thay, thuế nhà thầu tính trên doanh thu nhà thầu được hưởng, kể cả phần thuế Việt Nam mà bên Việt Nam nhận nộp thay. Đó là nguyên tắc trong hướng dẫn của Bộ Tài chính về nhà thầu nước ngoài, áp dụng cùng Luật 67/2025/QH15 cho phần TNDN và Luật 48/2024/QH15 cho phần GTGT. Đăng ký, khai, nộp theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn năm 2026 (Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC).

Lý lẽ rất thẳng: thuế bên trả tiền gánh thay cho nhà cung cấp là một phần lợi ích nhà cung cấp nhận được, nên phải cộng vào doanh thu. Nếu cứ tính thuế trên giá "net", Nhà nước đang thu thuế trên con số nhỏ hơn giá trị nhà cung cấp thực nhận.

Ba cách hợp đồng ghi giá

Mẫu hợp đồng của tập đoàn và điều khoản chuẩn của nhà cung cấp nước ngoài rất hay rơi vào cách thứ ba, nhiều khi chỉ qua một câu chung chung kiểu "mọi khoản thanh toán không bị khấu trừ bất kỳ khoản nào". Chỉ một câu đó là đủ đưa bên Việt Nam vào diện phải quy đổi. Đọc điều khoản thuế của mọi hợp đồng nước ngoài trước lần trả tiền đầu tiên, đừng đợi tới khi cơ quan thuế hỏi.

Cách quy đổi ở mức nguyên tắc

Văn bản hướng dẫn quy đổi theo hai bước, mỗi bước cho một phần thuế. Bài này dùng ký hiệu thay cho con số vì tỷ lệ phụ thuộc hoạt động và phải lấy từ văn bản hiện hành:

1. Bước TNDN. Nếu giá chưa gồm TNDN, doanh thu tính thuế TNDN bằng số tiền "net" chia cho (1 − c), trong đó c là tỷ lệ thuế TNDN theo hoạt động.
2. Bước GTGT. Nếu giá cũng chưa gồm GTGT, doanh thu tính thuế GTGT bằng số sau bước TNDN chia cho (1 − v), trong đó v là tỷ lệ % để tính thuế GTGT trên doanh thu của hoạt động đó. Sau đó tính từng phần thuế trên căn cứ tương ứng.

Hai lưu ý. Thứ nhất, thứ tự có ý nghĩa: khi hợp đồng loại trừ cả hai, quy đổi TNDN trước rồi mới dựng căn cứ GTGT trên kết quả đó. Thứ hai, nếu khoản đó không chịu thuế GTGT hoặc ngoài phạm vi — một số khoản tài chính, công nghệ có thể như vậy — thì bỏ bước GTGT nhưng bước TNDN vẫn còn. Tra Luật Thuế GTGT và hướng dẫn hiện hành cho từng khoản trước khi coi là bằng không.

Ví dụ giả định. Giả sử công ty con tại Việt Nam phải trả một công ty nước ngoài phí hỗ trợ kỹ thuật cho nhà máy, số "net" là 100.000 đơn vị tiền tệ theo hợp đồng, mọi loại thuế Việt Nam do bên trả chịu. Bên trả quy đổi để tìm căn cứ TNDN, quy đổi tiếp để tìm căn cứ GTGT, tính hai phần thuế, trả nhà cung cấp đủ 100.000 và nộp hai phần thuế bằng tiền của mình. Trên sổ sách, chi phí dịch vụ gồm phí "net" cộng phần TNDN đã gánh thay; phần GTGT, nếu đủ điều kiện, là thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Tỷ giá và ngày thanh toán

Hợp đồng nước ngoài thường tính bằng ngoại tệ, còn thuế nhà thầu khai và nộp bằng đồng Việt Nam. Quy đổi phải theo quy tắc tỷ giá của quy định thuế và kế toán hiện hành cho đúng thời điểm — thường gắn với ngân hàng nơi chuyển tiền và thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế. Đừng dùng tỷ giá cuối tháng hay tỷ giá kế hoạch chỉ vì tiện.

Trong hồ sơ thanh toán nên hiện rõ ba ngày: ngày ký hợp đồng, ngày hoá đơn và ngày trả tiền. Nghĩa vụ khấu trừ thuế nhà thầu thường gắn với lúc trả tiền, nhưng tạm ứng, bù trừ công nợ với nhà cung cấp hay trả qua bên thứ ba có thể làm thời điểm thay đổi. Bù trừ công nợ nội bộ tập đoàn, không có tiền chuyển qua ngân hàng, vẫn là một lần thanh toán khi tính thuế nhà thầu.

Đưa bước quy đổi vào quy trình thanh toán

Phần lớn lỗi xảy ra vì quy đổi làm tay một lần rồi bị quên. Quy trình thanh toán xử lý hoá đơn nước ngoài ổn định thường có mấy bước cố định:

1. Đánh dấu hợp đồng. Mỗi nhà cung cấp nước ngoài trong phần mềm kế toán có một trường ghi cách tính giá — đã gồm thuế, chưa gồm TNDN, hay "net" toàn bộ — lấy từ hợp đồng đã ký, kèm số điều khoản.
2. Mã hoạt động. Mỗi dòng hoá đơn được gán nhóm hoạt động trước khi duyệt, vì tỷ lệ phụ thuộc vào đó; một hoá đơn có thể lẫn cả dịch vụ, phí cấp phép và khoản chi hộ.
3. Bảng tính chuẩn. Việc quy đổi làm trên một mẫu bảng tính cố định, thể hiện số "net", hai bước quy đổi, tỷ giá và nguồn của từng tỷ lệ, đính kèm chứng từ chi.
4. Khai cùng đợt. Tờ khai thuế nhà thầu lập cùng đợt với lệnh chi, không gom lại cuối tháng.
5. Rà khi hợp đồng thay đổi. Hợp đồng sửa đổi hay gia hạn thì rà lại trường đánh dấu và mã hoạt động, vì lần gia hạn hay đổi điều khoản thuế mà bên Việt Nam không ai để ý.

Với hợp đồng dài trả theo đợt, có giữ lại tiền bảo hành hay trả theo mốc nghiệm thu, áp cùng một cách tính cho từng đợt. Tạm ứng cho nhà cung cấp cũng là một lần trả tiền, nghĩa vụ thuế nhà thầu quanh khoản đó không chờ tới hoá đơn cuối cùng.

Phần thuế nộp thay có được tính vào chi phí

Khi bên trả tiền gánh phần TNDN của nhà cung cấp theo hợp đồng giá "net", khoản đó là một phần chi phí của dịch vụ. Hướng dẫn thuế TNDN trước đây cho phép tính vào chi phí được trừ khoản thuế nhà thầu nộp thay nếu hợp đồng ghi rõ doanh thu nhà thầu nhận không bao gồm thuế đó. Theo Luật 67/2025/QH15, việc này còn áp dụng không và với điều kiện gì phải tra trong văn bản hướng dẫn hiện hành; đừng dựa vào thông lệ cũ mà không kiểm.

Phần GTGT thì khác hẳn. Đó không phải chi phí mà là thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, nếu đủ điều kiện và có chứng từ nộp thuế. Hạch toán vào chi phí là lỗi hay gặp: vừa đội chi phí, vừa mất khấu trừ.

Với khoản trả cho bên liên kết, điều khoản giá "net" còn kéo theo chuyện giao dịch liên kết: tổng chi phí của công ty Việt Nam, kể cả thuế gánh thay, là con số cơ quan thuế đem so với giá giao dịch độc lập. Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết áp dụng từ 1/7/2026.

Đàm phán điều khoản và tự kiểm số của mình

Doanh nghiệp Việt Nam có nhiều tiếng nói trước khi ký hơn sau khi ký. Những điểm nên thương lượng hoặc ít nhất làm rõ:

• Ghi rõ giá đã gồm hay chưa gồm GTGT Việt Nam và phần TNDN, thay vì dựa vào câu chung chung "không bị khấu trừ".
• Nếu nhà cung cấp cư trú ở nước có hiệp định thuế, thoả thuận ai chuẩn bị hồ sơ thông báo áp dụng hiệp định và hạn khi nào; giảm theo hiệp định làm giảm căn cứ TNDN nhưng chỉ khi làm đúng thủ tục.
• Đề nghị nhà cung cấp mô tả dịch vụ trên hoá đơn đủ rõ để xếp đúng nhóm hoạt động, vì tỷ lệ phụ thuộc vào đó.
• Thoả thuận trước nếu cơ quan thuế truy thu thêm thì ai chịu và giá có điều chỉnh không.

Để tự kiểm số, mỗi quý đối chiếu ba nguồn: khoản chuyển ra nước ngoài trên sao kê ngân hàng, tờ khai thuế nhà thầu trong tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp trên cổng của cơ quan thuế, và tài khoản chi phí đã hạch toán dịch vụ. Khoản có trên ngân hàng mà không có tờ khai, hay tờ khai lấy đúng số hoá đơn làm căn cứ trong khi hợp đồng hứa giá "net", là chỗ cần sửa trước tiên. Xác nhận cơ quan thuế quản lý trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi nộp tờ khai bổ sung.