Việt Nam đánh thuế thu nhập từ tiền lương cho công việc thực hiện tại Việt Nam, bất kể ai trả và trả ở đâu. Khi chuyên gia nhận một phần lương qua bảng lương Việt Nam, một phần do công ty mẹ ở nước ngoài trả, phần trả ở nước ngoài vẫn chịu thuế tại đây. Nếu công ty Việt Nam không gộp phần đó vào khấu trừ của mình, cá nhân thường phải tự khai và nộp theo quy định quản lý thuế, và đưa vào quyết toán năm nếu là cá nhân cư trú.
Trả lương hai nơi phổ biến vì lý do chính đáng — quỹ hưu trí, an sinh xã hội ở nước nhà, khoản vay mua nhà, tiền tệ — và tự nó không phải vấn đề. Nó thành vấn đề khi ở Việt Nam không ai biết phía nước ngoài trả những gì. Cùng cách bố trí đó còn đặt câu hỏi cho công ty: khoản công ty mẹ thu hồi chi phí có chịu thuế nhà thầu không, chi phí có được trừ không, và công ty mẹ có vô tình tạo cơ sở thường trú tại Việt Nam không.
Nguyên tắc: làm việc ở đâu
Với thuế TNCN Việt Nam, thu nhập từ tiền lương phát sinh ở nơi thực hiện công việc. Cá nhân cư trú chịu thuế trên thu nhập toàn cầu, nên toàn bộ thu nhập từ tiền lương của chuyên gia đều thuộc phạm vi. Cá nhân không cư trú chịu thuế trên thu nhập cho công việc làm tại Việt Nam, kể cả khi do đơn vị nước ngoài trả vào tài khoản ở nước ngoài. Nơi trả tiền đổi thủ tục, không đổi nghĩa vụ.
Quy định nằm ở Luật Thuế thu nhập cá nhân, từ giữa năm 2026 được hướng dẫn bởi Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC; thủ tục theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn, trong đó có Thông tư 80/2021/TT-BTC và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Tra kỳ khai hiện hành cho thu nhập trả từ nước ngoài trước khi dựng quy trình.
Ba cách xử lý phần trả ở nước ngoài
| Cách làm | Vận hành thế nào | Cần để ý |
|---|---|---|
| Bảng lương "bóng" tại Việt Nam | Công ty Việt Nam đưa phần trả ở nước ngoài vào phép tính lương và khấu trừ toàn bộ thuế từ phần trả tại chỗ | Phần trả tại chỗ phải đủ lớn để trừ thuế; dữ liệu từ công ty mẹ phải về mỗi tháng |
| Cá nhân tự khai | Chuyên gia tự khai phần thu nhập từ nước ngoài và nộp thuế theo quy định quản lý thuế | Nhiều người không biết mình phải khai; khai muộn phát sinh tiền chậm nộp |
| Trả toàn bộ tại Việt Nam, thu hồi chi phí nội bộ | Công ty Việt Nam trả hết và nhận hoặc trả khoản thu hồi chi phí trong tập đoàn | Cách xử lý khoản thu hồi về thuế TNDN, GTGT và thuế nhà thầu |
Bảng lương "bóng" thường gọn nhất cho cá nhân: một lần khấu trừ, một lần quyết toán, không phải khai riêng. Nó cần dữ liệu hằng tháng từ đơn vị trả ở nước ngoài — lương cơ bản, thưởng, phụ cấp, lợi ích, sự kiện của chương trình cổ phiếu — quy đổi ra đồng Việt Nam.
Quy đổi ngoại tệ
Thu nhập trả bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam để tính thuế theo tỷ giá quy định — thường là tỷ giá do ngân hàng công bố tại thời điểm liên quan. Chọn đúng cách quy định yêu cầu, áp nhất quán và ghi lại tỷ giá dùng cho từng khoản. Quy đổi thiếu nhất quán là sai số nhỏ mỗi tháng nhưng thành chênh lệch lộ rõ khi quyết toán, nhất là khi thưởng trả khác tháng với lương.
Thoả thuận cử người sang làm việc
Về bản chất ai là người sử dụng lao động? Thoả thuận biệt phái nên trả lời rõ, vì câu trả lời quyết định cách xử lý thuế ở cả hai phía:
- Ai điều hành công việc và chịu rủi ro về kết quả — công ty Việt Nam hay công ty mẹ.
- Ai chịu chi phí — qua thu hồi chi phí, phí dịch vụ, hay không ai.
- Đơn vị nào trả từng phần của gói thu nhập, bằng đồng tiền nào.
- Thời hạn nhiệm kỳ và thủ tục gia hạn.
Khi công ty Việt Nam điều hành công việc và chịu chi phí, chuyên gia về bản chất là người lao động của công ty, chi phí là chi phí của công ty. Khoản thu hồi từ công ty mẹ khi đó là hoàn lại tiền lương công ty mẹ đã trả thay. Khi công ty mẹ điều hành và cá nhân cung cấp dịch vụ cho công ty Việt Nam nhân danh công ty mẹ, cách bố trí trông giống hợp đồng dịch vụ hơn — kéo theo thuế nhà thầu nước ngoài và, có thể, cơ sở thường trú của công ty mẹ tại Việt Nam.
Thu hồi chi phí: phía doanh nghiệp
Khoản công ty mẹ thu hồi chi phí chuyên gia từ công ty Việt Nam thường được tập đoàn coi là chuyển ngang theo giá gốc. Thuế Việt Nam không phải lúc nào cũng nhìn như vậy. Những câu cần chốt trước hoá đơn đầu tiên:
- Khoản thu hồi là hoàn lại chi phí lao động của chính người lao động công ty Việt Nam, hay tiền trả cho dịch vụ của công ty mẹ? Câu trả lời quyết định có thuế nhà thầu hay không.
- Thuế TNCN của phần được thu hồi đã xử lý chưa? Thu hồi tiền lương mà chưa ai nộp thuế TNCN tại Việt Nam là câu hỏi kiểm tra hiển nhiên.
- Chi phí có được trừ khi tính thuế TNDN không? Thường cần quan hệ lao động có hồ sơ và thuế TNCN liên quan đã được xử lý.
- Cách bố trí có khớp hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết của tập đoàn không? Nghị định 255/2026/NĐ-CP nay điều chỉnh quản lý thuế với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.
Khách công tác ngắn ngày
Không phải người lao động nước ngoài nào ở Việt Nam cũng đang trong nhiệm kỳ. Kỹ sư sang lắp đặt thiết bị, kiểm toán viên, quản lý khu vực sang mỗi lần một tuần thường là cá nhân không cư trú, chịu thuế trên thu nhập cho những ngày làm việc tại Việt Nam. Nhiều hiệp định thuế của Việt Nam có điều khoản về dịch vụ cá nhân phụ thuộc có thể miễn thuế cho những người này nếu đáp ứng điều kiện — thường là giới hạn số ngày có mặt, thù lao do chủ lao động không cư trú trả và không do cơ sở thường trú tại Việt Nam chịu. Điều kiện khác nhau theo từng hiệp định, và muốn được miễn phải làm thủ tục thông báo theo quy định Việt Nam kèm giấy chứng nhận cư trú.
Giữ sổ theo dõi khách công tác, số ngày làm việc tại Việt Nam và bên chịu chi phí. Khi chi phí của khách được thu hồi về công ty Việt Nam, điều kiện "ai chịu thù lao" trong hiệp định có thể không còn đáp ứng.
Bảng kiểm dữ liệu hằng tháng cho bảng lương "bóng"
Bảng lương "bóng" chỉ chạy được khi bộ phận tính lương tại Việt Nam nhận đủ dữ liệu từ nước ngoài mỗi tháng, kịp trước khi khoá lương. Thống nhất một mẫu với đơn vị trả lương ở nước ngoài, gồm:
- Lương cơ bản trả ở nước ngoài, kèm ngày trả và đồng tiền.
- Thưởng và khuyến khích, kể cả khoản gắn với kỳ trước hay vị trí trước.
- Phụ cấp và lợi ích trả hoặc cung cấp ở nước ngoài — phần chủ lao động đóng quỹ hưu trí, phí bảo hiểm, tiền nhà hay học phí ở nước nhà.
- Sự kiện cổ phiếu: trao quyền, thực hiện quyền, bán cổ phiếu theo chương trình của tập đoàn.
- Số ngày làm việc trong và ngoài Việt Nam, nếu một phần thu nhập gắn với công việc ở nơi khác và cá nhân là không cư trú.
Cuối năm, đối chiếu bảng lương "bóng" với dữ liệu bảng lương ở nước nhà cho từng chuyên gia. Chênh lệch thường đến từ khoản thưởng trả ở nước nhà sau khi lương Việt Nam đã khoá, hoặc sự kiện cổ phiếu do đơn vị quản lý chương trình riêng xử lý. Bắt được trước khi quyết toán thì tránh được khai bổ sung về sau.
Nếu bảng lương "bóng" không khả thi — ví dụ chỉ có vài chuyên gia — gửi mỗi người một ghi chú bằng văn bản giải thích phần trả ở nước ngoài phải tự khai, bao lâu một lần, lấy số liệu ở đâu. Im lặng chính là con đường khiến thu nhập ở nước ngoài không được khai.
Tự kiểm tra ở đâu
Chuyên gia xem thu nhập được báo cáo và thuế đã nộp trong tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại. Nếu phần trả ở nước ngoài không xuất hiện ở đâu, nghĩa là chưa được khai. Tài khoản thuế điện tử của công ty cho thấy tờ khai khấu trừ và thuế nhà thầu đã khai cho các khoản thu hồi chi phí. Đối chiếu cả hai với dữ liệu điều chuyển nhân sự của tập đoàn ít nhất mỗi năm một lần.
Câu hỏi thường gặp
Một phần lương được trả vào tài khoản ở nước nhà thì có chịu thuế tại Việt Nam không?
Có, trong phạm vi gắn với công việc làm tại Việt Nam, và toàn bộ nếu là cá nhân cư trú. Nếu công ty Việt Nam không đưa vào bảng lương, cá nhân thường phải tự khai và nộp.
Bảng lương "bóng" là gì?
Là phép tính lương tại Việt Nam có gộp cả phần trả ở nước ngoài, để công ty Việt Nam khấu trừ đủ thuế từ phần trả tại chỗ. Cách này cần dữ liệu hằng tháng từ đơn vị trả ở nước ngoài.
Khoản công ty mẹ thu hồi chi phí có phát sinh thuế nhà thầu không?
Có thể. Nếu về bản chất là tiền trả cho dịch vụ của công ty mẹ, thường phải nộp thuế nhà thầu. Hoàn lại chi phí lao động của chính công ty Việt Nam có thể được xử lý khác; cần hồ sơ thể hiện rõ cách bố trí.
Kỹ sư sang Việt Nam hai tuần mỗi quý có phải nộp thuế ở Việt Nam không?
Nhiều khả năng là cá nhân không cư trú, chịu thuế trên thu nhập cho những ngày làm việc tại Việt Nam, trừ khi hiệp định thuế miễn và đã làm thủ tục thông báo. Kiểm hiệp định cụ thể và bên chịu chi phí.
Lương trả bằng euro thì quy đổi theo tỷ giá nào?
Theo tỷ giá quy định, thường là tỷ giá ngân hàng tại thời điểm liên quan. Áp một cách nhất quán và ghi lại tỷ giá cho từng khoản.
Trả lương hai nơi có thể tạo cơ sở thường trú cho công ty mẹ tại Việt Nam không?
Có thể, nếu công ty mẹ điều hành công việc và cá nhân về thực chất cung cấp dịch vụ của công ty mẹ tại Việt Nam. Thoả thuận biệt phái và cách vận hành thực tế quyết định mức rủi ro.
