Thuế TNCN trên bảng lương doanh nghiệp FDI: khấu trừ, giảm trừ gia cảnh và người phụ thuộc

Doanh nghiệp trả lương ở Việt Nam khấu trừ thuế TNCN hằng tháng, khai theo tháng hoặc quý, và quyết toán mỗi năm cho người lao động. Với người lao động cư trú, thuế tính trên thu nhập tính thuế sau giảm trừ gia cảnh — từ kỳ tính thuế 2026 là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc đã đăng ký, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, doanh nghiệp khấu trừ 10%.

Không có gì lạ ở đây. Cái làm bảng lương doanh nghiệp FDI dễ sai là quy mô và biến động: hàng trăm, hàng nghìn công nhân, người phụ thuộc đăng ký muộn hoặc không đăng ký, phụ cấp do nhân sự tập đoàn thiết kế mà chưa ai rà thuế Việt Nam, lao động thời vụ trả qua một quy trình khác. Bài này đi theo đúng thứ tự bảng lương áp quy định.

Văn bản đang áp dụng

Luật Thuế thu nhập cá nhân quy định thu nhập chịu thuế, khoản miễn và thuế suất; văn bản hướng dẫn ban hành giữa năm 2026 là Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC. Mức giảm trừ gia cảnh do Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 quy định. Khai, nộp theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn, trong đó có Thông tư 80/2021/TT-BTC và từ 1/7/2026 là Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC. Đăng ký thuế cho người lao động và người phụ thuộc từng theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, nay có Thông tư 90/2026/TT-BTC về đăng ký thuế.

Biểu thuế luỹ tiến với thu nhập từ tiền lương của cá nhân cư trú đã được sửa trong đợt cải cách. Bài không chép các bậc thuế; nạp vào phần mềm lương từ văn bản hiện hành, và kiểm kỹ ngày hiệu lực nếu trả truy lĩnh lương hay thưởng thuộc kỳ trước.

Từ tổng thu nhập tới số thuế: trình tự mỗi tháng

1. Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công. Lương, phụ cấp, thưởng, lợi ích bằng hiện vật, trừ các khoản luật miễn hoặc không tính — ví dụ một số phụ cấp và phần lợi ích quy định loại trừ.
2. Trừ bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo luật bảo hiểm.
3. Trừ giảm trừ gia cảnh: bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc đã đăng ký 6,2 triệu đồng/tháng, từ kỳ tính thuế 2026.
4. Trừ các khoản giảm trừ khác, như đóng góp từ thiện, nhân đạo đủ điều kiện và quỹ hưu trí tự nguyện trong giới hạn quy định.
5. Áp biểu thuế luỹ tiến lên phần còn lại.

Ví dụ giả định. Giả sử một kỹ sư cư trú có thu nhập chịu thuế từ tiền lương 40 triệu đồng/tháng, đóng bảo hiểm bắt buộc 4 triệu đồng, có hai con đã đăng ký người phụ thuộc. Giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu cộng 2 × 6,2 triệu, tức 27,9 triệu đồng. Thu nhập tính thuế là 40 − 4 − 27,9 = 8,1 triệu đồng/tháng, áp biểu luỹ tiến hiện hành. Nếu chưa đăng ký hai con, thu nhập tính thuế là 20,5 triệu đồng — việc đăng ký có giá trị với người này hơn hầu hết các khoản phụ cấp.

Người phụ thuộc: có đăng ký mới có giảm trừ

Giảm trừ người phụ thuộc chỉ áp dụng cho người đã đăng ký và đáp ứng điều kiện — con dưới độ tuổi hoặc đang đi học theo định nghĩa của quy định, người thân khác không có thu nhập vượt mức quy định, cùng các trường hợp khác. Giảm trừ tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, với điều kiện đăng ký đúng thủ tục.

Lỗi bảng lương tập trung ở ba thời điểm:

• Khi tuyển dụng. Thu thông tin người phụ thuộc cùng phiếu lương đầu tiên, đừng để vài tháng sau. Người mới đăng ký muộn có thể lấy lại phần giảm trừ khi quyết toán, nhưng khấu trừ hằng tháng sai cho tới lúc đó.
• Khai trùng. Mỗi người phụ thuộc chỉ được một người nộp thuế tính giảm trừ. Khi cả bố và mẹ đi làm — có khi cùng công ty — thống nhất ai khai và ghi lại.
• Khi có thay đổi. Người phụ thuộc bắt đầu có thu nhập, học xong hay qua đời thì không còn đủ điều kiện. Đưa bước xác nhận hằng năm vào chu kỳ quyết toán.

Với công dân Việt Nam, số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế cá nhân từ 1/7/2025, giúp việc đăng ký cho người lao động và người phụ thuộc là công dân gọn hơn. Người lao động và người phụ thuộc nước ngoài dùng mã số thuế do cơ quan thuế cấp. Phân tích sâu hơn về giảm trừ gia cảnh có ở chuyên mục giảm trừ gia cảnh trên KhauTru.com.

Khoản trả cho người không thuộc bảng lương

Doanh nghiệp FDI trả tiền cho nhiều cá nhân không phải người lao động dài hạn: phiên dịch, giảng viên đào tạo, nhân sự sự kiện, lao động thời vụ, chuyên gia tư vấn. Khi trả cho những người này từ 2 triệu đồng/lần mà không có hợp đồng lao động, hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, doanh nghiệp khấu trừ 10% trước khi trả.

Cá nhân chỉ có loại thu nhập này và tổng thu nhập tính thuế sau giảm trừ dự kiến chưa tới mức phải nộp thuế có thể làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành gửi doanh nghiệp, khi đó doanh nghiệp không khấu trừ. Cam kết là trách nhiệm của cá nhân; doanh nghiệp lưu hồ sơ. Hai điều cần tỉnh táo: cam kết của người rõ ràng có thu nhập cao ở nơi khác không phải căn cứ an toàn, và chia một hợp đồng thành nhiều lần trả dưới 2 triệu đồng để né khấu trừ đúng là kiểu làm dễ bị chú ý.

Khoản trả cho cá nhân nước ngoài không cư trú theo quy định dành cho người không cư trú, không theo mức 10% này.

Khai và nộp

Doanh nghiệp khai tháng hay quý theo cùng tiêu chí với kỳ khai thuế GTGT trong quy định quản lý thuế; xác nhận trong tài khoản thuế điện tử. Tháng không phát sinh khấu trừ có thể vẫn phải nộp tờ khai tuỳ quy định đang hiệu lực. Kiểm hướng dẫn năm 2026 xem các hạn này có đổi không. Nộp chậm bị tính tiền chậm nộp theo ngày — lâu nay là 0,03%/ngày, tra mức hiện hành.

Những lỗi bảng lương tốn kém nhất

• Coi phụ cấp là miễn thuế vì ở nước khác miễn thuế. Phụ cấp ăn trưa, điện thoại, đi lại, nhà ở mỗi khoản có cách xử lý riêng ở Việt Nam. Rà từng dòng phụ cấp theo quy định hiện hành mỗi năm một lần.
• Thưởng trả khác kỳ với kỳ làm ra. Khấu trừ theo lúc trả, nhưng quyết toán phải gom đủ cả năm.
• Lợi ích bằng hiện vật nằm ngoài bảng lương. Quà tặng, xe công ty dùng việc riêng, thẻ hội viên, cổ phiếu thưởng thường do bộ phận khác xử lý và không bao giờ tới hệ thống lương.
• Bảng thuế cũ trong phần mềm. Mức giảm trừ gia cảnh đổi từ 2026 và biểu luỹ tiến đã được sửa. Kiểm ngày hiệu lực trong phần mềm lương.

Doanh nghiệp đông lao động: kiểm soát theo quy mô

Nhà máy vài nghìn công nhân không thể xử lý thuế TNCN từng người một. Bốn bước kiểm soát giữ số liệu đúng ở quy mô lớn:

• Dữ liệu người phụ thuộc nằm trong hệ thống nhân sự, không trong tập giấy. Mỗi hồ sơ người phụ thuộc có thông tin định danh, tháng bắt đầu và tình trạng đăng ký, và phần mềm lương đọc giảm trừ từ chính hồ sơ đó.
• Chứng từ khấu trừ lập điện tử. Người nghỉ việc giữa năm, và nhiều người vẫn đang làm, cần chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán hay chứng minh thu nhập. Chứng từ khấu trừ nay lập điện tử theo quy định về hoá đơn, chứng từ điện tử — Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và từ 1/7/2026 là Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đưa bước này vào quy trình nghỉ việc.
• Lao động thời vụ, hợp đồng ngắn gom một danh sách. Người có hợp đồng dưới 3 tháng thuộc diện khấu trừ 10% hoặc làm cam kết, không thuộc diện khấu trừ luỹ tiến hằng tháng. Tách thành nhóm riêng có đối chiếu để không bị trộn vào bảng lương chính theo mặc định.
• Đối chiếu bảng lương với tờ khai hằng kỳ. Tổng thu nhập chịu thuế, giảm trừ và số thuế trên bảng lương phải khớp tờ khai khấu trừ từng kỳ. Chênh lệch phát hiện hằng tháng thì nhỏ; phát hiện lúc quyết toán thì không.

Phần lớn công nhân trong nhà máy lớn có thu nhập tính thuế dưới mức phải nộp sau khi trừ giảm trừ gia cảnh. Điều đó không bỏ nghĩa vụ báo cáo: thu nhập của họ vẫn nằm trong quyết toán của doanh nghiệp, và người phụ thuộc vẫn phải đăng ký thì giảm trừ mới được tính.

Tự kiểm tra ở đâu

Tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp cho thấy tờ khai khấu trừ đã nộp và số tiền đã ghi nhận. Người lao động xem số thuế đã bị khấu trừ trong tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc trên ứng dụng thuế trên điện thoại — cũng là nơi nhiều người phát hiện người phụ thuộc chưa được đăng ký. Nếu số liệu người lao động thấy và bảng lương lệch nhau, xử lý trước kỳ quyết toán năm.